Blogs EN entreprise

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Certaines entreprises veulent utiliser les blogs non pas comme des outils externes (à usage marketing ou simplement “vitrines”) mais en interne, comme plates-formes de publication (communication interne) ou plates-formes de gestion de projets.

Ces utilisations sont l’avenir des blogs car ce sont les seules susceptibles de “perfectionner” les blogs dans leurs usages, que ce soit au niveau du contenu, du contenant, de l’utilisation et de l’interaction entre les points précédents.

Quand on veut utiliser les blogs DANS une entreprise, il convient tout d’abord de choisir entre les solutions logicielles (wordpress, dotclear, Movabletype..) ou asp (blogpsirit, typepad, wordpress.com, etc..).

Nous avons tendance à préconiser les solutions asp (Application Service Provider, c’est-à-dire applications gérées à distance sans nécessité pour vous de gérer un serveur, un hébergement, etc.. A titre de comparaison, un webmail comme gmail ou yahoomail est un service ASP de mails, qui ne vous oblige pas à utiliser outlook  ou autre ainsi que d’avoir VOTRE serveur mail) pour les petites entreprises ou pour les entreprises sans informatique centralisée (notamment à cause de la souplesse, du “tout en mains” fournis par les solutions ASP). En général, toutes les solutions ASP permettent de conditionner la visualisation du blog à une paire login/pass et ainsi, via ceci, de ne permettre qu’à une population choisie d’y lire les informations contenues et/ou d’y publier qqch (via la gestion des auteurs qui elle aussi est “standard” chez les asp avec l’attribution de droits différents aux types d’auteurs).

Quand l’entreprise est plus grosse, a des exigences de gestion informatique centralisée, a d’autres applications à interfacer avec TOUT nouvelle outil ou logiciel (comme les blogs), l’ASP est rarement envisageable (rappel: on parle ici de l’utilisation des blogs à usage INTERNE dans les entreprises) et l’on doit mettre en place une solution soft.

Les solutions “soft” de blogs s’appuient toutes sur une base de données (en général My SQL mais de manière non exclusive.. la seule db que nous n’ayons pas testée avec un logiciel de blogs est DB2) et donc sur un langage dynamique. Pour simplifier, cela veut dire que les notes, commentaires, catégories, auteurs, etc.. sont gérées dans une base de données dans laquelle PEUT intervenir le gestionnaire du blog. On a ainsi + de possibilités et parfois un peu trop

La principale problématique dans ce cas est la gestion des accès et AVANT tout chose il faut poser le problème en termes FONCTIONNELS, sans parler d’informatique, de base de données et de contenu.

Par expérience, c’est LA principale difficulté, qui si elle n’est pas abordée dès le départ du projet, le .. fout.. en l’air….

Tout d’abord, face à des interlocuteurs qui ont chacun leurs définitions des blogs et des “acteurs” des blogs, il faut poser les définitions afin qu’elles soient communes pour TOUT LE MONDE, notamment:

  • Qu’est-ce qu’un AUTEUR ?
  • Qu’est-ce qu’un COMMENTATEUR ?
  • Qu’est-ce qu’un LECTEUR ?
  • Qu’est-ce qu’un UTILISATEUR ?
  • Qu’est-ce qu’un ADMINISTRATEUR ?

Vous serez surpris de voir à quel point ces différents rôles sont mélangés de manière différente (et c’est ça qui est gênant.. car après tout, ces termes ne sont pas gravés dans le marbre..). Ainsi on appelle souvent “auteur” celui qui va donner un commentaire (car on reste au sein de l’entreprise) or cela pose des problème car les logiciels de blogs ne gèrent pas de la même façon ces différents rôles..

Une fois tout ceci défini, il faudra préciser si ces rôles sont exclusifs ou pas .. (et/ou entre chaque rôle).

Ensuite, la meilleure manière d’avancer est d’imaginer l’outil déjà en place et de voir comment les gens, avec leur(s) rôle(s) FONT CONCRETEMENT pour effectuer leurs actions.

Le cas de l’auteur est assez facile à régler car les autorisations d’auteurs sont existantes dans un logiciel de blogs. Il reste donc juste à savoir si l’auteur devra se réidentifier quand il arrive sur le blog ou si dès sa connexion à l’Intranet, il devra être identifié (et dans ce cas, il faudra développer une petite passerelle entre les 2 outils pour que les informations de l’un soient connues de l’autre).

Le cas du lecteur est aussi facile à résoudre car le blog dans ce cas ne sera qu’une énièmre page de l’intranet.

Le cas qui pose le plus de problème sera celui du commentateur. Le commentateur est en général un lecteur qui décide de faire un commentaire or:

  • tous les lecteurs ont-il le droit de faire un commentaire ou le droit de commenter est-il conditionné par:
    • le blog sur lequel est la personne
    • le statut de la personne
    • le contenu
    • autre ??
  • comment identifier les commentateurs ?
    • doit-on les obliger à s’identifier mais alors par quel moyen ? (le même que pour l’annuaire interne ? un autre login ? par un moyen “asp” (mybloglog ? typekey ?), autre ?
    • si on ne les identifie pas ? Comment les reconnaitre ?

Imaginez qu’il faille reconnaître automatiquement les commentateurs, de par leur connexion à l’annuaire interne de l’Intranet, en sachant, comme par miracle, où ils ont le droit de commenter… Non, non, non.. ce n’est pas une blague.. c’est ce qui est demandé la plupart du temps

C’est possible .. mais alors, il faudra considérer les commentateurs comme de véritables acteurs/auteurs du système et leur affecter des droits DANS la base de données accolée au logiciel de blogs, droits qu’il faudra synchroniser avec l’annuaire interne afin que dès l’identification de la personne, les droits de celle-ci soient connus quand elle arrive sur les pages gérées par le blog !!

NB: Bien souvent, les logiciels de blogs qui proposent des versions “entreprise” (comme Movabletype Enterprise) n’intègrent pas la gestion/identification des commentateurs/commentaires.. Espérons que les futures versions proposeront des options pour ceci, car c’est la principale question qui préoccupe les entreprises (les commentaires FONT le succès des blogs EN entreprise puisque c’est PAR EUX que discutent les gens sur les sujets gérés par le blog)

Dernières choses à mettre au clair: utilisateurs et administrateurs ! En général, le mot “utilisateur” est un fourre-tout qui regroupe auteur, lecteur et commentateur.. Attention !! “Administrateur” est en général autant utilisé pour le “technicien” qui va installer l’outil de blog ou veiller à ce qu’il fonctionne sur un serveur qu’à la personne qui aura créé le blog et en “surveillera” l’évolution “fonctionnelle”. Bien souvent, l’un comme l’autre “oublient” qu’une des possibilités des auteurs (pas OBLIGATOIREMENT) est de pouvoir créer d’autres blogs et d’autres auteurs. La structure “nodale” des blogs n’est pas la structure centralisée des logiciels habituellement utilisés dans les entreprises..Soit on réservera cette possibilité à l’administrateur.. mais si on veut que des blogs se créent DANS l’entreprise pour faciliter la communication ou la gestion de projet (quoi de mieux qu’un petit blog le temps d’un projet, où l’on consignera tous les échanges, plutôt que de s’envoyer des tonnes de mails dont jamais personne n’a la bonne version mise à jour ??) il faudra bien permettre à d’autres qu’une seule personne de créer des blogs et des auteurs...; et ce sera encore dès règles à définir.; AVANT TOUT TRAVAIL TECHNIQUE !!!

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